Datenschutz-Handbuch

Nachdem Sie uns Ihr Vertrauen geschenkt haben, und uns zum externen Datenschutzbeauftragten bestellt haben, geht die Arbeit auch sofort los.

Sinn und Zweck des Datenschutz-Handbuchs

Das Datenschutz-Handbuch ist eine Sammlung von wichtigen Dokumentationen und Nachweisen. In einer optisch anspruchsvollen Weise sammeln wir hier alles, was später auf Anfrage präsentiert werden muss.

Ein konkreter Anlass kann sein, dass die Datenschutz-Aufsichtsbehörde Auskünfte einfordert, oder dass der Betriebsrat gewisse Nachweise sehen möchte, oder dass die Geschäftsführung über den aktuellen Stand der Dinge informiert werden möchte. In allen diesen Fällen wird der unternehmensinterne Datenschutz-Koordinator dieses Datenschutz-Handbuch aufschlagen und die Antworten finden.

Das Datenschutz-Handbuch verbleibt dauerhaft in Ihrem Unternehmen.

Erstellung der Vorab-Version

In kürzester Zeit erhalten Sie eine Vorabversion des Datenschutz-Handbuchs. Alle allgemeinen Teile sind hier schon enthalten: Beispielsweise die exemplarischen Mitarbeiter-Erklärungen. Und das Datenschutz-Glossar. Und der BDSG-Gesetzestext. Und, und, und…

Erstellung des Verfahrensverzeichnisses

Gemeinsam mit Ihren fachverantwortlichen Mitarbeitern erstellen wir das in § 4g Abs. 2 BDSG geforderte Verfahrensverzeichnis. Wir nehmen diese Aufgabe ziemlich genau. Daher stellen wir viele Fragen bezüglich des Umgangs mit personenbezogenen Daten.

Dies bedeutet aber nicht, dass wir Ihren Mitarbeitern notwendigerweise auch viel der kostbaren Zeit rauben. Da wir ausgezeichnet vorbereitet sind und über die notwendige Erfahrung verfügen, können wir diese Gespräche sehr effizient führen. Oftmals hören wir anschließend: „Ach, das war es schon? Das ging aber schneller als erwartet.“. Das nehmen wir als Kompliment!

Das Verfahrensverzeichnis wird nicht an einem Tag erstellt. Gemäß unseres Angebots wird das Verfahrensverzeichnis erst grob und dann immer feiner erarbeitet.

… (fast) fertig!

Das war es auch schon fast. Möglicherweise werden noch Betriebsvereinbarungen im Datenschutz-Handbuch abgeheftet. Nicht selten gibt es auch konkretes Verbesserungspotential, welches (in Anlehnung an das Qualitätsmanagement) in Form von „Feststellungen“ dokumentiert wird.

Dann ist das Datenschutz-Handbuch zunächst komplett. Eine inhaltliche Weiterentwicklung und Ergänzung finden dann später durch die laufende Tätigkeit des Datenschutzbeauftragten statt; beispielsweise wird der jährlich erstellte Tätigkeitsbericht hier im Datenschutz-Handbuch abgeheftet.

P.S. So manche der hier beschriebenen Tätigkeiten werden im Rahmen des Datenschutzbeauftragten erbracht (siehe das folgende Dokument). Nur für Ihr besseres Verständnis haben wir die Beschreibungen dieser Leistungen in zwei Texte aufgeteilt.