Was kostet ein Datenschutzbeauftragter?

Die Frage der Kosten hängt ganz entscheidend davon ab, ob Sie sich für einen (Firmen-) internen oder einen externen Datenschutzbeauftragten (DSB) entscheiden. Es liegt der Gedanke nahe, einen bereits bestehenden Mitarbeiter als Datenschutz-Beauftragten zu ernennen, um die Forderungen des Gesetzes „nebenbei“ zu erfüllen. Eine detaillierte Kalkulation zeigt jedoch schnell, daß sich diese Überlegung nicht rechnet.

Kosten des internen Datenschutzbeauftragten

In der Fachzeitschrift Datenschutz-PRAXIS 06/2011 Seite 4f wurde festgestellt, dass in einem Industriebetrieb mit 30 Mitarbeitern ein interner Datenschutzbeauftragter zu 30% mit dem Datenschutz ausgelastet. Die einmaligen Kosten liegen bei ca. 10.000 Euro und die laufenden jährlichen Kosten bei ca. 28.000 Euro.

  • Der mit dieser Aufgabe betraute Mitarbeiter muss in gewissem Maße von anderen Aufgaben entbunden werden, damit die neue Aufgabe gewissenhaft erfüllt werden kann. Da sich ein DSB nicht über Monate hinweg langsam in das Thema einarbeiten darf, ist in der Anfangsphase für einige Wochen ein „Totalausfall“ des Mitarbeiters in Bezug auf seine Haupttätigkeit zu erwarten.
  • Der Mitarbeiter muss geschult werden. Da insbesondere die technischen Kenntnisse oft nicht vorliegen, müssen verschiedene Kurse besucht werden. Die Kosten für diese Schulungen liegen meistens bei 400-500 Euro pro Tag. Natürlich ist bei Personalwechsel erneut der gleiche Aufwand zu leisten. Das Gesetz gibt hier eine Frist von vier Wochen vor.
  • Der Mitarbeiter muss über umfangreiche Literatur, einen Raum für ungestörte Gespräche und sonstige Materialien verfügen können.
  • Da die Stelle des Datenschutzbeauftragten fraglos Initiative und Fortbildung erfordert und darüber hinaus auch noch sehr verantwortungsvoll ist, wird früher oder später seitens des Mitarbeiters der Wunsch nach einer Gehaltserhöhung recht wahrscheinlich.
  • Die Berufung eines Mitarbeiters kann zu sozialen Spannungen im Unternehmen führen. Dies senkt die Produktivität und kostet somit Geld.
  • Durch den speziellen Kündigungsschutz des DSB ist bei einer Kündigung mit kostenintensiven Rechtsstreitigkeiten zu rechnen.

Kosten des externen Datenschutzbeauftragten

Im Falle eines exteren Datenschutzbeauftragten entfallen natürlich alle Kosten für Weiterbildungen, Fachliteratur, Software usw. Darüber hinaus verlieren Sie nicht die wertvolle Arbeitzeit ihrer Mitarbeiter.

Auf den zweiten Blick hängt die Beurteilung der Kosten wohl ganz entscheidend davon ab, wie der externe Datenschutzbeauftragte kalkuliert.

  1. Abrechnung nach Aufwand
    Viele externe Datenschutzbeauftragte berechnen den jeweils erbrachten Aufwand. Meist wird ein gewisser Stundensatz und gewisse Reisepauschalen angeboten. Auf den ersten Blick wirkt das übersichtlich, aber letztendlich bringt dieser Ansatz einige Probleme.
    Möglicherweise haben Sie irgendwann den Eindruck, dass der Datenschutzbeauftragte sehr „rege“ ist, weil er Umsatz erzeugen will. Das stört natürlich das Vertrauensverhältnis. Oder Sie stellen fest, dass Ihnen Zeiten berechnet werden, die der Datenschützer für die Recherche spezieller Fachfragen benötigt; auch das wäre eher ärgerlich. Wirklich schlimm aber wäre es, wenn die entstehenden Kosten dazu führen würden, dass der Datenschutzbeauftagte nicht mehr kontaktiert würde, obwohl es vielleicht Anlass dazu gäbe. In diesem Fall würde der Datenschutz wirklich leiden.
    Aus diesen Gründen haben wir uns gegen diese Art der Abrechnung entschieden.
  2. Monatspauschale
    Um die oben genannten Probleme zu umgehen, berechnen wir eine Monatspauschale. Somit ist es kostenmäßig egal, welche Leistungen Sie in Anspruch nehmen (Schulungen, Newsletter, etc.). Ihre Mitarbeiter wissen, dass sie sich jederzeit melden können, ohne dass Kosten entstehen. Das befreit ungemein. Sie können sicher sein, dass wir uns mit Anliegen melden, weil sie fachlich gesehen wirklich wichtig sind.
    Wir können diesen Weg einschlagen, weil wir aus Erfahrung wissen, dass die Bestellung zum externen Datenschutzbeauftragten eine langfristige Zusammenarbeit bedeutet. In manchen Jahren ist mehr zu tun, und in anderen weniger; im Durchschnitt können wir rentabel arbeiten.

Fazit

Der interne Datenschutzbeauftragte ist kostenintensiver als man spontan vermuten würde. Der externe Datenschutzbeauftragte hingegen ist wesentlich leichter zu kalkulieren… wenn er eine Monatspauschale anbietet.